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加强信息管理是中小企业实现持续经营的战略方法
时间:2019/10/28 11:49:17
      由于我国中小企业的信息管理不完善,使中小企业蒙受了很大的损失。中小企业实现持续经营的战略方法,就是要加强信息管理。只有在加强企业信息管理的前提下,才可能使企业的发展与时代的发展同步。
  加强中小企业的信息管理,首先要理解其重要性和必要性。自从 21世纪以来,我国的经济高速平稳发展,深刻地融入了世界经济之中,国外企业也不断进入我国市场。随着信息技术的不断发展,不但消费者更加依赖信息,而很多外企在中国的竞争中也广泛地收集各种商业信息。因此信息成为了21世纪企业发展的主要主要依据之一,也成为了竞争中的一个重要环节。由于我国中小企业缺乏战略性眼光,对信息管理不到位,使企业信息甚至商业秘密外流,给企业发展造成了极大的损失。所以,加强中小企业的信息管理非常重要,中小企业加强信息管理是实现持续经营的战略方法。
  加强中小企业的信息管理,其次要求明确信息管理的内容。中小企业信息管理的内容主要可分为外部信息和内部信息。外部信息如经济政策、市场供求信息、同行业信息、消费者信息及资源信息等,内部信息包括企业的商业运作模式,知识产权(专利技术及商标等)及核心技术、企业文化、客户信息、管理策略、手段及方法等。例如内部行政信息包括:公司行政传达的一切文字资料、电子邮件、文件、传真。具体信息管理表现为上传下达、平级传送的行文管理、资料管理、档案管理。归属于日常行政管理。又如市场信息包括:公司业务销售的客户文件、来往传真、电话、客户档案;公司业务应用的电话记录、报价、合同、方案设计、投标书等原始资料、电子资料、文件、报告等。具体信息管理表现为客户沟通、文字记录、资料收集分析、业务文件编写等。归属于业务经营管理。
  加强中小企业的信息管理,再次要了解信息管理的基本要求,一是及时性,二是准确性。
  一是信息的及时性要求。所谓及时就是信息管理系统要灵敏、迅速地发现和提供管理活动所需要的信息。这里包括两个方面:一方面,要及时地发现和收集信息。现代社会纷繁复杂,瞬息万变,有些信息稍纵即逝,无法追忆。因此信息的管理必须迅速、敏捷地反映出工作的进程和动态,并适时地记录下已发生的情况和问题。另一方面要及时传递信息。信息只有传输到需要者手中才能发挥作用,并且具有强烈的时效性。因此,要以迅速、有效的手段将有用信息提供给有关部门和人员,使其成为决策、指挥和控制的依据。
  二是信息的准确性要求。信息不仅要求及时,而且必须准确。只有准确的信息,才能使决策者做出正确的判断。失真以至错误的信息,不但不能对管理工作起到指导作用,相反还会导致失误。为保证信息准确,首先要求原始信息可靠,只有可靠的原始信息才能加工出准确的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度,克服主观随意性,对原始材料认真加以核实,使其能够准确反映实际情况。其次是保持信息的统一性和性。一个管理系统的各个环节,既相互联系又相互制约,反映这些环节活动的信息有着严密的相关性。所以,系统中许多信息能够在不同的管理活动中共同享用,这就要求系统内的信息应具有统一性和性。因此,在加工整理信息时,要注意信息的统一,也要做到计量单位相同,以免在信息使用时造成混乱现象。
  加强中小企业的信息管理,后一步也是关键的一步,就是如何管理这些信息。随着科学技术特别是信息工程、计算机技术等高科技技术的飞速发展和普及,当今世界已进入到了信息时代。企业和组织要求信息处理的数量越来越大,速度越来超快。为了让管理者及时掌握准确、可靠的信息,以及执行之后构成真实的反馈,一方面必须建立一个功能齐全和高效率的信息管理系统。信息管理系统采用以电子计算机为主的技术设备,通过自动化通信网络,与各种信息终端相连接,利用完善的通信网及沟通各方面的联系,以保证迅速、准确、及时地收集情况和下达命令。另一方面必须不断地完善信息管理制度。信息管理工作必须在加强宏观控制和微观执行的基础上,严格执行保密纪律,以提高企业效益和管理效率,服务于企业总体的经营管理为宗旨。在信息管理工作中要贯彻“提高效率就是增加企业效益”的方针,细致到位,准确,在企业经营管理中降低信息传达的失误失真延迟,有力辅助行政管理和经营决策的执行。只有把信息管理列入战略管理之中,不断完善信息管理机制才能确保企业的运营正常化,才能使企业做出科学决策及有力地应对外部市场及竞争对手。
  综上所述,信息管理技术已经是企业决策的重要依据,中国中小企业必须加强完善现代信息管理机制,通过建立信息管理系统和完善信息管理制度,有效防止信息外露,帮助企业决策和管理,只有这样才能确保企业持续经营。
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